Hausverwaltung: Wann lohnt sie sich?
Grundsätzlich besteht in Österreich keine Verpflichtung, eine Hausverwaltung zu beauftragen. Trotzdem wird in den meisten Mehrparteienhäusern eine Verwaltung bestellt. Für private Vermieter kann außerdem eine Subverwaltung interessant sein. Wir fassen zusammen, welche Aufgaben die Hausverwaltung übernimmt und wann sie sich für Eigentümer lohnt.
Welche Aufgaben hat die Hausverwaltung?
Unabhängig davon, ob es bei einer Immobilie nur einen Eigentümer gibt oder eine Eigentümergemeinschaft, müssen bestimmte Arbeiten erledigt werden. Diese Aufgaben reichen von der Schneeräumung (Achtung, Haftungen beachten!) bis hin zur fristgerechten Abrechnung der Betriebskosten.
Jede Hausverwaltung muss eine jährliche „Vorausschau“ erstellen. In diesem Dokument wird den Eigentümern angekündigt, welche Arbeiten voraussichtlich im kommenden Jahr erledigt werden, bei denen es sich nicht um einfache Erhaltungsarbeiten handelt. Außerdem hebt die Verwaltung die monatliche Zahlung zur Reparaturrücklage ein, organisiert Handwerker bei Schadensfällen und vergibt diverse Aufträge wie z. B. die Reinigung des Stiegenhauses.
Wenn keine Hausverwaltung beauftragt wird, müssen sich die Eigentümer der Immobilie selbst um diese Aufgaben kümmern. So kann beispielsweise selbstständig organisiert werden, welcher Eigentümer wann das Stiegenhaus reinigen muss. Derartige Vorgehensweisen gibt es nur noch in wenigen Objekten, aber speziell in kleineren Gebäuden kommt diese „Selbstverwaltung“ noch vor.
Übersicht: Diese Aufgaben übernimmt eine Hausverwaltung
Die wichtigsten Aufgaben der Hausverwaltung auf einen Blick:
- Erstellung der Betriebskostenabrechnung,
- Einhebung und Verwaltung der Reparaturrücklagen,
- Erstellung der jährlichen Vorausschau,
- Abhalten von Eigentümerversammlungen zum Informationsaustausch und der gemeinsamen Besprechung diverser Anliegen,
- Reinigung des Gebäudes,
- Durchführung oder Vergabe von Instandhaltungsarbeiten.
Kündigung der Hausverwaltung
Eine Eigentümergemeinschaft kann eine Hausverwaltung meist nur relativ schwierig kündigen. Bei groben Pflichtverstößen kann ein einzelner Eigentümer gerichtlich gegen die Hausverwaltung vorgehen und so für die Vertragsauflösung sorgen. Das ist jedoch riskant, zeit- und kostenintensiv.
Die Alternative ist eine Kündigung zum Jahresende, wobei eine Frist von drei Monaten beachtet werden muss. Diese Form der Kündigung ist nur möglich, wenn die Mehrheit der Eigentümergemeinschaft dafür stimmt. Außerdem ist zu beachten, ob Kündigungsverzichtsvereinbarungen geschlossen wurden. Häufig wird z. B. nach erstmaliger Eigentumsbegründung vereinbart, dass die bestellte Hausverwaltung frühestens erstmals nach drei abgelaufenen Jahren gekündigt werden kann.
Hausverwaltung beauftragen oder nicht?
Bei einem Mehrparteienhaus ist die Beauftragung einer Hausverwaltung normalerweise eine gute Entscheidung. Die selbstständige Verteilung von Aufgaben innerhalb der Eigentümergemeinschaft birgt viel Konfliktpotenzial. Hinzu kommen Haftungsrisiken, wenn manche Arbeiten nicht ausreichend erledigt werden. Außerdem ist eine externe Hausverwaltung immer auch ein gewisser „neutraler Faktor“, wenn es Streitigkeiten gibt oder Entscheidungen getroffen werden müssen.
Die Kosten einer Hausverwaltung sind überschaubar. Gute Verwaltungen schaffen es außerdem, Einsparungspotenziale zu finden. Das kann gelingen, indem z. B. regelmäßig Angebote von Gebäudeversicherungen verglichen werden. Durch solche aktiven Optimierungsmaßnahmen können gute Verwaltungsunternehmen die eigenen Kosten für die Eigentümergemeinschaft an anderer Stelle wieder erwirtschaften.
Welche Aufgaben hat eine Subverwaltung?
Deutlich anders ist die Situation bei der Beauftragung einer Subverwaltung. Wir erklären die Unterschiede.
Was genau ist eine Subverwaltung?
Eine Person, die mehrere Immobilien besitzt, möchte sich nicht selbst darum kümmern, dass bei den einzelnen Wohnungen die Miete pünktlich eingeht, der Mieter seine Betriebskostenabrechnung zeitgerecht erhält oder Fragen des Mieters beantwortet werden. Um all diese Aufgaben auszulagern, wird eine Subverwaltung beauftragt.
Beispiel: Subverwaltung beauftragen
Sehen wir uns dazu ein Beispiel an: Herr Huber besitzt je eine Wohnung in Zinshaus A, B und C, die er vermietet. Da er im Ausland lebt, will und kann er sich kaum um die einzelnen Wohnungen kümmern. In jedem der Häuser gibt es je eine primäre Hausverwaltung. Diese kümmert sich um die üblichen, zuvor beschriebenen Aufgaben (Betriebskostenabrechnung, Reinigung der Allgemeinflächen etc.). Herr Huber beauftragt zusätzlich eine Subverwaltung.
Alle drei Mieter bezahlen die Miete jeweils auf das Konto der Subverwaltung ein. Die Subverwaltung überweist Herrn Huber quartalsweise die Erträge. Die primären Hausverwaltungen stellen Betriebskostenabrechnungen aus. Diese gehen an die Subverwaltung, die sie dann an die jeweiligen Mieter weiterleitet und sich darum kümmert, dass beispielsweise Nachzahlungen pünktlich eingehen.
Die Subverwaltung erledigt also alle Aufgaben, die private Vermieter ansonsten selbst durchführen müssten. Für diese laufenden Tätigkeiten erhält die Subverwaltung einen vereinbarten, monatlichen Betrag seitens des Vermieters. Für bestimmte Zusatztätigkeiten, z. B. die Neuvermietung einer Wohnung, werden meist weitere Einmalzahlungen fällig.
Ist eine Subverwaltung sinnvoll?
Ob sich eine Subverwaltung für Vermieter lohnt, muss individuell beurteilt werden. Wer selbst wenig Zeit oder Interesse hat, um sich um die Immobilien zu kümmern, kann nahezu alles an eine Subverwaltung auslagern. Wichtig sind zwei Punkte:
- Die Beauftragung schmälert die Rendite der Immobilien, da Kosten für die Subverwaltung anfallen.
- Speziell für Vermieter, die in mehr als drei verschiedenen Häusern Einheiten besitzen, spart die Subverwaltung viel Zeit und organisatorischen Aufwand.
Es ist folglich eine Abwägungssache. Bei der Beauftragung einer Subverwaltung sollten unbedingt Vergleichsangebote eingeholt und Bewertungen gelesen werden. Persönliche Empfehlungen sind besonders wertvoll. Denn die Arbeitsweise der Subverwaltung entscheidet darüber, wie wenig Aufwand Sie als Vermieter schlussendlich wirklich haben, wie reibungslos alle Abläufe funktionieren und wie zufrieden die Mieterinnen und Mieter schlussendlich sind.
Hausverwaltung für gesamtes Zinshaus
Nochmals etwas anders ist die Situation, wenn Sie ein gesamtes Zinshaus besitzen. Als Alleineigentümer müssen Sie nicht zwischen primärer Gebäudeverwaltung und der Subverwaltung unterscheiden. Vielmehr können Sie ein einziges Unternehmen damit beauftragen, alle Aktivitäten für Sie zu erledigen. Das inkludiert dann die üblichen Aufgaben der Hausverwaltung, aber eben auch jene Aspekte, die ansonsten eine Subverwaltung erledigen würde – beispielsweise die Kontrolle der Mieteingänge oder die Nachvermietung einer freien Einheit.
Hausverwaltung: Vor- und Nachteile
Ob eine Hausverwaltung und / oder eine Subverwaltung sinnvoll sind, ist zwar individuell zu beurteilen. Doch insgesamt kann gesagt werden, dass folgende Vor- und Nachteile bestehen:
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Auslagerung umfangreicher Tätigkeiten möglich | Für die Verwaltungstätigkeiten fallen laufende Kosten an |
| Wesentliche Verringerung der Haftungsrisiken für Eigentümer (z. B. Schneeräumung, Dachlawinen etc.) | Hausverwaltungen sind tendenziell schwierig zu kündigen |
| Professionelle Verwaltung der Rücklagen | Manche Hausverwaltungen agieren bürokratisch und langsam – Vorsicht bei der Auswahl |
| Organisation der Eigentümerversammlungen | |
| Korrekte Abrechnung der Betriebskosten | |
| Optimierung laufender Kosten z. B. durch Preisvergleiche bei Verträgen und sonstigen Aufträgen |
Wenn Sie eine Hausverwaltung beauftragen möchten, nehmen Sie sich jedenfalls gemeinsam mit der übrigen Eigentümergemeinschaft ausreichend Zeit, um Angebote zu vergleichen. Online-Bewertungen zeigen deutlich, wie groß die Unterschiede zwischen einzelnen Gebäudeverwaltungen sind. Besonders hilfreich bei der Auswahl einer neuen Verwaltung sind persönliche Empfehlungen anderer Immobilieneigentümer. Sofern Sie erst eine bestehende Verwaltung kündigen müssen, achten Sie auf vertragliche Fristen und holen Sie rechtzeitig die schriftliche Zustimmung ausreichend vieler Miteigentümer ein.
