Protokoll der Eigentümerversammlung

Eine Eigentümerversammlung findet meist alle zwei Jahre statt. Die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) kann jedoch auch eine jährliche Versammlung einberufen oder anlassbezogen zusätzliche Eigentümerversammlungen ansetzen, etwa im Fall dringend zu besprechender Probleme. Wichtig ist, dass dabei immer ein genaues Protokoll geführt wird.

Was passiert bei der Wohnungseigentümerversammlung?

Die Eigentümerversammlung wird von der Hausverwaltung organisiert. Dieser obliegt es, alle Miteigentümer rechtzeitig einzuladen und die Tagesordnung festzusetzen. Selbstverständlich können Eigentümer vorab Punkte einbringen, die ebenfalls auf die Tagesordnung gesetzt werden sollen.

Der typische Ablauf einer Eigentümerversammlung sieht so aus:

• Begrüßung der Anwesenden durch die Hausverwaltung
• Vorstellung der Tagesordnungspunkte
• Inhaltliche Besprechung der einzelnen Themengebiete
• Durchführung von Abstimmungen
• Festlegung weiterführender Maßnahmen (z. B. Angebotseinholung etc.)
• Verabschiedung und nachträgliche Übermittlung des Protokolls an alle Eigentümer, unabhängig davon, ob diese anwesend waren.

Üblicherweise setzen Hausverwaltungen einen Punkt „Allfälliges“ an, unter dem dann diverse kleinere Anliegen der Miteigentümer, auch wenn diese spontan aufkommen, besprochen werden.

Protokoll der Eigentümerversammlung: Inhalte

Das Protokoll der Wohnungseigentümerversammlung dient dazu, die besprochenen Informationen allen Eigentümern zugänglich zu machen. Die Hausverwaltung erstellt und verteilt das Protokoll. Folgende Informationen sollten jedenfalls enthalten sein:

• Ort, Zeit und Dauer der Versammlung sowie Namen der Anwesenden seitens der Hausverwaltung.
• Namen der anwesenden Miteigentümer und Höhe derer Miteigentumsanteile, sodass geklärt ist, welche Beschlussfähigkeit gegeben ist. Allfällige Erwähnung erteilter **Vollmachten, die für die Beschlussfassung relevant sind.
• Tagesordnungspunkte
• Kurze inhaltliche Beschreibung, was zu den jeweiligen Tagesordnungspunkten besprochen wurde und welche weiterführenden Maßnahmen, auf Basis der gemeinsamen Besprechung, nun veranlasst werden.
• Abstimmungsergebnisse
• Höhe des aktuellen Standes der Reparaturrücklagen und Information dazu, ob im kommenden Jahr geplante Arbeiten vorhersehbar sind, die eine Erhöhung der monatlichen Zuweisung zu den Rücklagen erforderlich machen.

Das Protokoll der Eigentümerversammlung ist meist eine reine Formsache. Heikel ist die Erstellung immer dann, wenn es gröbere Uneinigkeiten oder Streitigkeiten innerhalb der Eigentümergemeinschaft gibt. Der Fokus des Protokolls liegt darauf, jenen Personen, die nicht anwesend waren, einen kurzen Einblick in die besprochenen Inhalte zu bieten und vor allem die Abstimmungsergebnisse zu dokumentieren.

Wozu gibt es ein Protokoll der Eigentümerversammlung?

Das Protokoll der Wohnungseigentümerversammlung erfüllt mehrere Zwecke:

• Absicherung der Hausverwaltung: Die Verwaltung ist für die zeitgerechte Einberufung und die korrekte Abwicklung der Versammlungen verantwortlich. Mit dem Protokoll belegt sie, dass die Veranstaltung korrekt abgewickelt wurde, welche Inhalte besprochen wurden und welche weiteren Handlungen die Verwaltung nun setzen soll, basierend auf den gefassten Beschlüssen.
• Information für abwesende Eigentümer: Nicht alle Eigentümer können bei jeder Versammlung teilnehmen. Durch das Protokoll werden relevante Informationen geteilt.
• Praktisches Tool für Immobilienkäufe: Beim Verkauf einer Immobilie fragen potenzielle Käufer gerne nach den Protokollen der letzten Eigentümerversammlungen. Die Protokolle lassen häufig durchblicken, ob es in einem Haus Streitigkeiten oder sonstige Schwierigkeiten gibt. Im besten Fall ist das Protokoll kurz und bündig und behandelt keine schwerwiegenden Probleme oder grobe Unstimmigkeiten, sondern zeigt nur ein kompaktes Update dazu, wie es um die Immobilie und die Gemeinschaft steht.

Im Protokoll wird selbstverständlich dokumentiert, welche Wünsche die Eigentümer haben und wie über ebendiese abgestimmt wurde. Diese Abstimmungen können weitreichende Auswirkungen auf alle Miteigentümer haben.

Ein einfaches Beispiel dafür ist die Erhöhung der monatlichen Zahlung zur Reparaturrücklage. Wird beschlossen, dass diese erhöht wird, um in einigen Jahren umfassende Sanierungen durchzuführen, so müssen diesen erhöhten Betrag künftig alle Eigentümer bezahlen – unabhängig davon, ob sie anwesend waren oder nicht. Es kann zu Abstimmungen über Sanierungsmaßnahmen kommen und theoretisch können Eigentümergemeinschaften zu diesem Zweck sogar Kredite aufnehmen.

Miteigentümer sollten daher bereits bei Erhalt der Einladung zur Versammlung genau prüfen, welche Tagesordnungspunkte angesetzt sind und wie relevant die Inhalte der Versammlung somit sein werden. Im Zweifel kann vorab mit der Hausverwaltung Rücksprache gehalten werden. Wer hingegen die Versammlung nicht aufsucht und keine Vollmacht erteilt, muss damit leben, sich nicht eingebracht zu haben und nur nachträglich das Protokoll zu erhalten.

Protokoll der Eigentümerversammlung bei Streitigkeiten

Das Protokoll der Eigentümerversammlung wird seitens der Hausverwaltung von mindestens zwei Anwesenden, üblicherweise ein Veranstaltungsleiter und eine protokollierende Person, unterschrieben. Bei heiklen Themen ist anzudenken, kein zusammenfassendes Protokoll zu erstellen, sondern – sofern die Anwesenden einverstanden sind – die gesamte Veranstaltung aufzunehmen und ein wörtliches Transkript anfertigen zu lassen. Dieses Dokument ist zu Beweiszwecken ideal und verhindert spätere Diskussionen darüber, was genau gesagt wurde.

Die Hausverwaltung bewahrt die Protokolle der Eigentümerversammlung auf. Wenn somit später, sei es für den Verkauf einer Wohnung oder im Falle einer Streitigkeit innerhalb der Eigentümergemeinschaft, Protokolle benötigt werden, sind diese üblicherweise umgehend verfügbar.