Immobilie vermieten – Ratgeber mit Schritt-für-Schritt-Anleitung

Dieser Leitfaden bietet Vermietern eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um eine Wohnung rasch und erfolgreich zu vermieten. Die gute Nachricht vorab: Auch wenn Sie zum ersten Mal eine Wohnung an jemanden vermieten und keinerlei Erfahrung mitbringen, wird Ihnen dieses Vorhaben gelingen.

Vorab: Makler beauftragen oder selbst vermieten?

Als Eigentümer stehen Sie vor der Entscheidung: Kümmern Sie sich selbst um die Vermietung der Wohnung oder möchten Sie einen Makler beauftragen? Für beide Optionen gibt es Argumente.

Makler beauftragen

Wenn Sie einen Makler beauftragen, minimieren Sie Ihren Aufwand. Sie müssen jedoch trotzdem einige Punkte erledigen, beispielsweise einen zuverlässigen Makler finden, ihm die Schlüssel übergeben und besprechen, welche Anforderungen Sie hinsichtlich künftiger Mieter haben. Ein Makler reduziert möglicherweise Ihren Aufwand, doch Sie sind trotzdem weiterhin in den Vermietungsprozess involviert.

Zu beachten sind dabei die Kosten eines Immobilienmaklers. Denn Makler dürfen in Österreich bis zu zwei Bruttomonatsmieten (Miete + Betriebskosten) - zuzüglich 20 % Mehrwertsteuer - als Provision von Ihnen verlangen.

Maklerprovision – Rechenbeispiel: Eine Wohnung wird für 1.000 Euro/Monat zuzüglich 200 Euro Betriebskosten vermietet. Der Makler darf Ihnen als Provision verrechnen: 1.200 Euro x 2 = 2.400 Euro + 20 % Mehrwertsteuer = € 2.880 Euro brutto. Eine staatliche Summe, die Sie bei Ihrer Budget- und Renditeplanung berücksichtigen müssen.

Außerdem verlieren Sie durch die erforderliche Abstimmung wertvolle Zeit. Das kann beim Vermieten schnell eine Monatsmiete und mehr Verlust bedeuten. Aus unserer Sicht lohnt sich ein Makler nur, wenn Sie die Besichtigungstermine nicht selbst durchführen möchten oder können.

Ohne Makler vermieten

Selbstverständlich können Sie Ihre Immobilie auch ohne Unterstützung eines Maklers vermieten. Die einzelnen Schritte sind einfach und Sie benötigen kein Expertenwissen.

Sie können die Immobilie in Ihrem Umfeld vermarkten, klassische Inserate schalten oder besonders praktische Online-Tools wie jene von ohne-makler.at nutzen. So können Sie praktisch, günstig und einfach Ihr Inserat auf mehreren Portalen gleichzeitig veröffentlichen und je nach Bedarf zusätzliche Serviceangebote wie einen 3D-Grundriss oder einen virtuellen Rundgang beauftragen.

Wohnung privat vermieten: Einzelne Schritte im Überblick

Ein bisschen Aufwand bleibt Ihnen als Vermieter jedoch trotzdem. Daher gehen wir nun näher darauf ein, wie die private Vermietung Schritt für Schritt gelingt.

Schritt 1: Wohnung und Unterlagen vorbereiten

Zuerst stellt sich die Frage, in welchem Zustand sich die Wohnung derzeit befindet. Kann sie sofort vermietet werden oder ist es besser, zuerst noch Sanierungs- oder Ausbesserungsarbeiten zu erledigen? Oftmals bieten schon geringfügige Arbeiten eine merkliche Aufwertung. So kann eine Wohnung beispielsweise einfacher vermietet werden, wenn die Wände frisch gestrichen sind.

Ebenso wichtig wie die optische Vorbereitung der Immobilie sind die für die Vermietung nötigen Unterlagen.

Energieausweis ist Pflicht

Der Energieausweis ist Pflicht. Sofern Sie kein gültiges Dokument haben, müssen Sie die Erstellung beauftragen. Ein Energieausweis ist günstig und die Erstellung dauert nicht lange.

Vermieter müssen E-Befund vorlegen

Ein Elektrobefund, oft auch „E-Befund“ genannt, ist ein von einem Elektriker ausgestelltes Dokument, das bescheinigt, dass die Elektroinstallationen der Wohnung einwandfrei sind.

Der E-Befund muss in folgenden Fällen erstellt werden:

• Mindestens alle 10 Jahre, sofern zwischenzeitlich an der Elektrik nichts verändert wurde.
• Nach Veränderungen an der Elektrik (z. B. Einbau eines neuen Zählerkastens).
• Bei der erstmaligen Vermietung der Wohnung.

Die Kosten für einen E-Befund liegen typischerweise bei ca. 200 bis 400 Euro brutto. Häufig ist es jedoch nötig, die elektrischen Installationen nachzubessern, damit diese wieder der Ö-NORM entsprechen. Diese Arbeiten werden zusätzlich verrechnet.

Vereinbaren Sie bei der Beauftragung, dass vorerst nur die Erstellung des E-Befunds beauftragt ist und Sie jegliche zusätzlich nötige Arbeiten gesondert beauftragen möchten. So stellen Sie sicher, dass der Elektriker nicht direkt mit diversen Arbeiten beginnt, sondern sich mit Ihnen abspricht.

Schritt 2: Mietvertrag vorbereiten (lassen)

Wenn Sie die Wohnung bereits vermietet hatten, können Sie den bisher genutzten Mietvertrag normalerweise problemlos erneut anwenden. Geringfügige Anpassungen und das Ersetzen persönlicher Daten des Mieters sind dabei ausreichend.

Wenn Sie noch keinen Mietvertrag haben, können Sie diverse Vorlagen nutzen. Es gibt Mietvertragsvorlagen der WKO (nur für Mietglieder) oder auch – besonders mieterfreundlich – seitens der Arbeiterkammer. Wenn Sie ganz auf Nummer sicher gehen möchten, können Sie einen passenden Mietvertrag bei einem Rechtsanwalt anfordern.

Schritt 3: Höhe der Miete festlegen

Beim Planen der Miete werfen Sie am besten einen Blick auf bestehende Inserate. Zu welchen Preisen werden ähnliche Wohnungen angeboten? Die Angebotspreise bestehen typischerweise aus der Nettomiete + Mehrwertsteuer + Betriebskosten. Strom und Heizung sind hingegen nicht inkludiert. So bekommen Sie schnell ein Gefühl dafür, welche Miete für Ihre Wohnung erzielbar ist.

Wichtig: Wenn Sie in die Kleinunternehmerregelung fallen (Umsatz bis 55.000 Euro/Jahr), verrechnen Sie keine Mehrwertsteuer. Die Miete setzt sich somit aus der Nettomiete zuzüglich Betriebskosten zusammen. Beachten Sie, dass Sie seitens der Hausverwaltung eine Betriebskostenvorschreibung erhalten, welche die Zuweisung zu den Rücklagen inkludiert. Diesen Betrag (typischerweise ca. 1,20 - 1,50 Euro/m² monatlich) dürfen Sie nicht an die Mieter weiterverrechnen.

Tipp: Eine gute Übersicht über die aktuellen Mietpreise finden Sie allgemein und regional in unserem Mietspiegel und individuell für Ihre Immobilie, wenn Sie diese bei uns unverbindlich im Portfolio hinterlegen. Wir ermitteln dann für Sie regelmäßig unter anderem den Wert und die möglichen Mietpreise für Ihre Immobilie - kostenlos!

Schritt 4: Vermarktung vorbereiten

Um anschließend ein Inserat erstellen zu können, sind ein paar Vorarbeiten nötig. Diese listen wir hier einzeln auf.

Fotos anfertigen

Fotografieren Sie Ihre Wohnung bei guten Lichtverhältnissen. Achten Sie auf die Qualität der Bilder. Aussagekräftige Fotos helfen beim Promoten der Immobilie und bieten einen realistischen Einblick. So werden auch unnötige Besichtigungstermine vermieden, bei denen sich rasch herausstellt, dass die Wohnung für den Suchenden nicht ideal ist. Besonders professionell ist ein echter, aussagekräftiger 3D-Rundgang, der die Wohnung schon ohne persönlichen Besichtigungstermin erlebbar macht.

Grundriss vorbereiten

Bei jedem guten Inserat gehört ein Grundriss der Immobilie unerlässlich dazu. Falls Sie keinen vorliegen haben, können Sie bei uns einen Grundriss einfach und günstig online erstellen lassen.

Beschreibungstext verfassen

Der Text für das Immobilieninserat soll aussagekräftig und positiv sein, jedoch nicht übertrieben. Konzentrieren Sie sich auf die Auflistung von Fakten, kombiniert mit stets positiver Tonalität.

Besonders wichtig ist die Erwähnung folgender Eckpunkte:

• Größe der Wohnung,
• Stockwerk und Info, ob ein Aufzug vorhanden ist,
• Mietbeginn und Mietbefristungsdauer,
• Höhe der monatlichen Miete inkl. Betriebskosten, exklusive Heizung, Strom und Warmwasser,
• Art der Beheizung,
• Kennzahlen des Energieausweises,
• Lage der Wohnung,
• Erwähnung besonderer Vorteile und spezieller Ausstattungsmerkmale (z. B. Balkon, hochwertiger Parkettboden etc.).

Erwähnen Sie außerdem, für wen die Wohnung geeignet ist. Wie viele Personen dürfen maximal einziehen? Sind große Hunde verboten? Kann die Wohnung als Wohngemeinschaft genutzt werden? Stellen Sie die Vorzüge für die gewünschten Mieter heraus. Ohne zu diskriminieren kann ein Einblick gegeben werden, welche Personengruppen sich in dieser Wohnung vermutlich wohlfühlen werden.

Schritt 5: Inserate schalten

Beim Bewerben Ihrer Wohnung geht es darum, maximale Reichweite zu erzielen. Statt bei diversen Immobilienportalen zeitaufwendig einzelne Inserate zu erstellen, nutzen Sie am besten einfach unseren Inserats-Service. So platzieren Sie Ihre Immobilie direkt auf diversen relevanten Immobilienportalen. Sie sparen Zeit und profitieren von sehr guten Konditionen.

Ergänzend kann die Vermarktung offline unterstützt werden. Einfache Schilder mit „zu vermieten“ können praktische Hilfsmittel sein und sind bei uns bestellbar. Mundpropaganda spielt ebenfalls eine nicht zu unterschätzende Rolle. Informieren Sie Ihr persönliches Umfeld über die Vermietung – vielleicht kennt jemand einen passenden Mieter für Ihre Wohnung.

Schritt 6: Kontakt mit Interessenten vor der Besichtigung

Sofern sich Ihre Wohnung in einem Ballungsgebiet befindet, werden Sie binnen kurzer Zeit zahlreiche Anfragen für Ihre Mietwohnung erhalten. Die Formulierung der Anfrage zeigt dabei oftmals bereits, ob eine Person als Mieter infrage kommt. Achten Sie darauf, wer direkt Angaben zum eigenen Beruf macht und offen kommuniziert, wie viele Personen einziehen werden.

Bei unprofessionellen Anfragen (z. B. fast ohne Text) ist von einer Antwort abzuraten, sofern es ausreichend andere Interessenten gibt. Klären Sie schon vor der Besichtigung ab, ob der Interessent über ausreichendes, sicheres Einkommen verfügt, wie viele Personen einziehen würden und weshalb die Person sich für gerade diese Wohnung interessiert.

Achtung: Diese Vermieterfragen müssen grundsätzlich erst bei Vertragsunterzeichnung beantwortet werden. Seriöse Mieter werden jedoch von sich aus die wichtigsten Informationen als Mieterselbstauskunft direkt bereitstellen und ergänzend über sich erzählen, um einen möglichst positiven Ersteindruck zu hinterlassen. Laden Sie anschließend jene Personen, die Sie überzeugt haben, zu einer Besichtigung ein.

Schritt 7: Besichtigungstermin durchführen

Für die Besichtigung sollten Einzeltermine vereinbart werden. Gruppenbesichtigungen kommen nie gut an, außerdem können Sie in diesem Setting die potenziellen Mieter schlechter kennenlernen. Empfehlenswert ist, je nach Größe der Wohnung konkrete Zeitfenster anzubieten – beispielsweise 15 Minuten für die Besichtigung einer 1-Zimmer-Wohnung oder 30 Minuten bei einer 3-Zmmer-Wohnung.

Kommunizieren Sie das Zeitfenster vorab, sodass potenzielle Mieter wissen, dass Sie sich eigens Zeit nehmen. Durch die konkrete Vorgabe ist auch klar, dass es mehrere Besichtigungen hintereinander gibt und keine sehr ausschweifenden Gespräche möglich sind.

Bei der Besichtigung selbst erwähnen Sie nochmals die Vorzüge der Wohnung und versuchen Sie, mehr über die Interessenten herauszufinden. Abseits der harten Fakten (z. B. Einkommensnachweis) ist auch interessant, weshalb jemand umzieht.

Empfehlenswert ist, bei der Besichtigung keinen zusätzlichen Druck aufzubauen, aber klare Vorgaben zu machen. Fordern Sie Interessenten auf, sich bis zu einem bestimmten Tag (aber nicht sofort) zu melden, ob sie die Wohnung mieten möchten und ein Mietanbot zuzusenden.

Kündigen Sie auch an, dass Sie sich nicht vor diesem Tag entscheiden werden. So nehmen Sie sich und Interessenten den Druck, sofort zu- oder absagen zu müssen. Sollten Ihnen von jemandem noch Informationen fehlen, fordern Sie diese nach. An jemanden, der keinen Einkommensnachweis bereitgestellt hat, sollten Sie beispielsweise keinesfalls vermieten.

Schritt 8: Auswahl und Vermietung

Am besten machen Sie sich nach jeder Besichtigung eine kurze Notiz, welchen Eindruck Sie von der jeweiligen Person gewonnen haben. So wissen Sie auch nach einigen Terminen und Tage später noch, welche Personen Sie überzeugt haben.

Mit etwas Glück möchte einer Ihrer favorisierten Interessenten die Wohnung mieten. Prüfen Sie nochmals, ob Sie die Einkommensnachweise erhalten haben und Ihnen alle relevanten Fragen (Haustiere, Anzahl der einziehenden Personen usw.) beantwortet wurden. Anschließend können Sie das Mietanbot annehmen und den Mietvertrag, ergänzt um die persönlichen Daten des künftigen Mieters, vorbereiten (lassen).

Anschließend stellen Sie den Mietvertrag und die Hausordnung bereit. Etwaige Unklarheiten werden besprochen und der Vertrag wird schlussendlich unterzeichnet.

Schritt 9: Übergabe der Wohnung

Zu Mietbeginn treffen Sie sich mit dem neuen Mieter in der Wohnung. Sie gehen gemeinsam durch die Immobilie. Fertigen Sie am besten Fotos und ein Video an. So wird der Zustand der Wohnung bestmöglich dokumentiert.

Anschließend unterzeichnen beide Parteien ein Wohnungsübergabeprotokoll. Darin wird festgehalten, ob es Mängel gibt und falls ja, ob diese noch seitens des Vermieters behoben werden. Manchmal gibt es auch ganz geringfügige Mängel, die zwar erfasst, aber nicht behoben werden, weil sie den Mieter nicht weiter stören und die Wohnung nicht als Erstbezug angeboten wurde.

Die Protokollierung sollte möglichst genau erfolgen. In ein paar Jahren, beim Auszug des Mieters, ist ansonsten nicht gesichert dokumentiert, in welchem Zustand sich die Wohnung ursprünglich befand. Das kann zu Streitigkeiten hinsichtlich der Kaution führen. Ein genaues Wohnungsübergabeprotokoll bietet somit für Mieter und Vermieter zusätzliche Sicherheit.

Wichtig: Füllen Sie gemeinsam mit dem Mieter den Meldezettel aus. Der Mieter muss sich binnen drei Tagen ab Bezug der Wohnung (Anm.: Dieses Datum kann vom Mietvertragsbeginn abweichen) anmelden. Dazu benötigt er den ausgefüllten Meldezettel, der von Ihnen als „Unterkunftsgeber“ unterschrieben werden muss.

Schritt 10: Details nach Mietbeginn

Abschließend sind nur noch Kleinigkeiten zu erledigen. Erinnern Sie den Mieter daran, etwaige Verträge (Gas, Strom, ISTA etc.) umzumelden. Tauschen Sie gegebenenfalls vorhandene Namensschilder am Briefkasten und der Türklingeln aus.

Behalten Sie Ihr Konto im Auge und prüfen Sie, ob die Kaution und die erste Miete fristgerecht bezahlt wurden. Erstellen Sie am besten eine Dokumentation Ihrer Einnahmen und Ausgaben, z. B. in Excel, damit Sie die Mieteinnahmen später korrekt versteuern können.

Wohnung privat vermieten: Es ist einfacher als gedacht!

Sie sehen, die Vermietung einer Wohnung ist zwar mit etwas Aufwand verbunden, doch dieser kann problemlos bewältigt werden. Es gibt diverse Hilfestellungen für Vermieter, wodurch es nicht erforderlich ist, einen Makler zu beauftragen - so sparen Sie sich die Provision.

Sobald Sie den Vermietungs-Ablauf ein, zwei Mal selbst erledigt haben, wird die Vermietung künftig zum Kinderspiel. Nehmen Sie sich für den gesamten Prozess der Vermietung ausreichend Zeit. Befolgen Sie unseren Leitfaden und lesen Sie sich bei Details, die Ihnen unklar scheinen, näher ein. Insgesamt kann somit bei der privaten Vermietung kaum etwas schiefgehen.

Sind Sie bereit? Dann legen Sie direkt los und erstellen Sie ein erstes Immobilieninserat.