Eigentümerversammlung: Ablauf, Pflichten und Beschlüsse

Die Eigentümerversammlung ist ein Treffen der Miteigentümer einer Liegenschaft und Vertretern der Hausverwaltung. Je nach Bedarf können neben dieser Eigentümergemeinschaft auch noch Externe an der Versammlung teilnehmen, etwa Anwälte oder Baumeister.

Eigentümerversammlung: Wozu gibt es sie?

Das Ziel der Eigentümerversammlung ist der Informationsaustausch zwischen Miteigentümern und Hausverwaltung. Einerseits können Probleme und Wünsche besprochen werden, andererseits werden konkrete Beschlüsse gefasst und weitere Vorgehensweisen hinsichtlich allfälliger Anliegen geklärt.

Schlussendlich soll ein gutes Miteinander im Haus herrschen, das Gebäude soll solide instand gehalten werden und die Aktivitäten der Verwaltung sollen bei der Versammlung nachvollziehbar dargelegt werden. Durch das gemeinsame Treffen und die proaktive Kommunikation können potenzielle Streitigkeiten oft schon vorab verhindert werden und Probleme gelöst werden, bevor sie unnötig größer werden.

Organisation der Zusammenkunft

Die Eigentümerversammlung muss mindestens alle zwei Jahre durch die Hausverwaltung organisiert werden. Gibt es dringende Anlässe, so kann die Hausverwaltung eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen. Wenn sich das Haus in gutem Zustand befindet, keine größeren Arbeiten geplant sind und es keine Streitigkeiten in der Hausgemeinschaft gibt, ist der Abstand von zwei Jahren meist völlig ausreichend.

Sofern es aus Sicht von mindestens drei Eigentümern, die gemeinsam mindestens 25 Prozent der Anteile am Gebäude halten, eine zusätzliche Eigentümerversammlung geben sollte, können diese Personen eine Eigentümerversammlung beantragen. In dieser Situation muss ein wichtiger Grund vorliegen, welcher der Hausverwaltung auch mitgeteilt wird.

Für die Einladung der Miteigentümer müssen formale Vorgaben berücksichtigt werden:

• Die Einladung muss mindestens zwei Wochen vor dem Termin schriftlich erfolgen.
• Die geplanten Tagesordnungspunkte müssen konkret angeführt werden. Ein Punkt „Allfälliges“ ist oft zu lesen, welcher dann dazu dient, kurzfristig aufkommende Themen, welche Eigentümer vor Ort vorbringen, behandeln zu können.
• Die Einladung erfolgt meist per Post oder E-Mail und durch Aushang im Stiegenhaus. Häufig nutzen Verwaltungen diese Kontaktmöglichkeiten kombiniert, um sicherzustellen, dass die Einladung allen Parteien korrekt zugegangen ist.

Die Eigentümerversammlung findet üblicherweise in den Büroräumlichkeiten der Hausverwaltung statt. Bei sehr großen Eigentümergemeinschaften muss gegebenenfalls in eine andere Lokalität ausgewichen werden, welche die Hausverwaltung entsprechend vorab benennt.

Beschlussfassung nach Wertprinzip oder Kopfprinzip

Damit bei der Eigentümerversammlung Beschlüsse gefasst werden können, wird zu Beginn der Veranstaltung geprüft, welche Miteigentümer anwesend sind. Das ist wichtig, da jeder Miteigentümer über andere Anteile am Haus verfügt. Für Abstimmungen gibt es schlussendlich zwei Möglichkeiten:

• „Wertprinzip“: Mindestens 50 % der Miteigentumsanteile stimmten für den Vorschlag.
• „Kopfprinzip“: Zwei Drittel der abgegebenen Stimmen sind für einen Beschluss und diese Personen besitzen gemeinsam mindestens ein Drittel der Miteigentumsanteile des Gebäudes. Diese Option ist relativ neu, sie wurde mit der WEG-Novelle 2022 geschaffen (§ 24 Abs. 4 WEG).

Diese Regelung des Kopfprinzips dient dazu, dass sich auch viele Eigentümer mit geringen Anteilen zusammen einen Beschluss fassen können, auch wenn beispielsweise ein einzelner Großeigentümer andere Wünsche hat.

Zu beachten ist, dass die stimmberechtigten Anteile nicht die Fläche in Quadratmetern der Wohnung sind, sondern jene Werte, die im Nutzwertgutachten und/oder dem Wohnungseigentumsvertrag angeführt sind. Diese Werte weichen manchmal – besonders in Altbauten – von der Wohnfläche ab. Hintergrund ist, dass manche Nutzwertgutachten sehr alt sind, nie korrigiert wurden oder z. B. komplexe Berechnungsschlüssel (z. B. aus früheren „Mietwerten“) herangezogen wurden. Solche Abweichungen werden meist nicht korrigiert, da ein neues Nutzwertgutachten mit enormen Kosten und hohem organisatorischem Aufwand verbunden wäre.

Einladung zur Eigentümerversammlung: Teilnehmen oder nicht?

Wenn die Einladung zur Eigentümerversammlung zugestellt wird, überlegen Miteigentümer häufig, ob sie den Termin überhaupt wahrnehmen sollen. Abhängig davon, wie viele Themen zu besprechen sind, dauern Versammlungen typischerweise ein bis drei Stunden.

Ob Sie an der Zusammenkunft teilnehmen oder nicht, ist eine höchst individuelle Entscheidung. Die wichtigsten Informationen erhalten Sie ansonsten auch nachträglich, da ein Protokoll geführt und ausgeschickt wird.

Allerdings sollten Sie mindestens dann teilnehmen, wenn Punkte auf der Tagesordnung stehen, die Ihnen persönlich wichtig sind oder finanziell weitreichende Auswirkungen haben – etwa, wenn über die Sanierung des Stiegenhauses gesprochen wird oder andere, weitreichende Arbeiten am Haus nötig sein könnten. Machen Sie Ihre Entscheidung am besten von den vorab bekannt gegebenen Tagesordnungspunkten abhängig. Denken Sie aber daran: Es ist auch ihr Eigentum, über das diskutiert wird.

Was passiert, wenn ich bei der Eigentümerversammlung nicht anwesend sein kann?

Wer keine Zeit hat, die Versammlung zu besuchen, aber mitstimmen möchte, kann sich vertreten lassen. Wer mit der Vertretung beauftragt wird, muss der Verwaltung vorab schriftlich mitgeteilt werden. Zu diesem Zweck kann z. B. eine Spezialvollmacht ausgestellt werden, die besagt, dass Miteigentümer A dem Miteigentümer B die Vollmacht gibt, ihn bei der Versammlung zu vertreten und im Zuge der Vertretung für den Einbau eines Aufzugs zu stimmen. Die Vertretung muss also nicht durch einen Anwalt erfolgen, sondern beispielsweise auch ein vertrauenswürdiger Nachbar kann mit der Vertretung beauftragt werden.

Außerdem kann die Hausverwaltung eine Versammlung auch hybrid abhalten, also teilweise vor Ort und teilweise digital. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Beschlüsse als sogenannten „Umlaufbeschluss“ zu fassen. Das heißt, dass nicht nur vor Ort abgestimmt werden kann, sondern binnen einer gesetzten Frist auch via E-Mail oder postalisch. Gerade die Option der Umlaufbeschlüsse wird weit verbreitet genutzt, da sie für mehr Flexibilität sorgt und mehr Eigentümer ihre Stimme abgeben können.

Ablauf der Eigentümerversammlung

Zu Beginn der Eigentümerversammlung erfolgt die Begrüßung durch die Hausverwaltung, wobei sich die Anwesenden seitens der Verwaltung üblicherweise kurz vorstellen und bekannt geben, dass die Sitzung protokolliert wird.

Es wird festgestellt, wer anwesend ist und wie viele Stimmrechte somit zugegen sind. Anschließend werden die einzelnen Tagesordnungspunkte der Reihe nach abgearbeitet. Die Moderation erfolgt seitens der Hausverwaltung. Fragen werden bestmöglich beantwortet. Bei Aspekten, die nicht vor Ort geklärt werden können, wird das weitere Vorgehen festgelegt (z. B. Hinzuziehung eines Sachverständigen).

Am Ende der Versammlung ist üblicherweise Raum für diverse Anregungen, meist Kleinigkeiten, die weniger relevant sind und daher keinen eigenen Tagesordnungspunkt darstellen.

Nachträglich wird das Protokoll der Eigentümerversammlung an alle Miteigentümer ausgeschickt. Die Hausverwaltung bewahrt die Protokolle zusätzlich auf. Das ist hilfreich, wenn Sie Ihre Immobilie verkaufen möchten, aber die letzten Protokolle nicht finden können jedoch Interessenten sehen möchten, welche Themen bei den letzten Eigentümerversammlungen besprochen wurden.

Anfechtung von Beschlüssen

Leider kommt es vor, dass die Hausgemeinschaft nicht immer perfekt ist oder es Entscheidungen gib, zu denen große Uneinigkeit herrscht. In diesen Fällen kann es zu Einsprüchen gegen gefasste Beschlüsse kommen, da verärgerte Miteigentümer oft jegliche Mittel nutzen, um gegen – aus ihrer Sicht schlechte – Beschlüsse vorzugehen. Folgende Fristen sind zu beachten:

• Ordentliche Versammlung: Anfechtung ist binnen eines Monats möglich, wobei die Frist ab dem Tag beginnt, an dem die Miteigentümer über den Beschluss informiert wurden (üblicherweise der Tag des Aushangs der Beschlussfassung im Stiegenhaus).
• Außerordentliche Versammlung: Frist wird auf drei Monate verlängert.

Die Beschlüsse werden zwar normalerweise auch per Post/E-Mail an die Miteigentümer kommuniziert. Zu Nachweiszwecken erfolgt jedoch meist auch ein Aushang im Stiegenhaus, denn so kann die Hausverwaltung (z. B. indem ein Foto mit Zeitstempel gemacht wird) nachweisen, an welchem Tag die Mitteilung erfolgte.

Konfliktlösung in Eigentümergemeinschaften

Die Anfechtung von Beschlüssen ist oft erfolglos oder nur aufschiebend, denn Formalfehler können durch nochmalige Beschlussfassung nachgebessert werden und Gerichte heben Beschlüsse nur auf, wenn diese rechtswidrig sind.

Der bessere Weg ist daher, kompromissbereit Gespräche zu führen - am besten, schon bevor es zur Abstimmung bei der Versammlung kommt. Denn sobald die Tagesordnungspunkte klar sind, können Eigentümer untereinander schon besprechen, wer wofür oder wogegen ist. In Gesprächen lassen sich Bedenken oft am besten klären und Kompromisse erzielen, bevor es zu Streitigkeiten kommt.

Lassen sich die Uneinigkeiten nicht auflösen, kann die Hausverwaltung zu vermitteln versuchen. Im schlimmsten Fall kann eine Mediation erfolgen oder es müssen Anwälte hinzugezogen werden.