Betriebskostenabrechnung

Die Betriebskostenabrechnung ist für Mieter und Vermieter ein wichtiges Dokument, das für eine transparente, faire und vor allem korrekte Abrechnung aller laufenden Kosten sorgen soll. Wir zeigen, welche Rechte und Pflichten bezüglich der Abrechnung zu bedenken sind und wie Streitigkeiten rund um die Betriebskostenabrechnung vermieden werden.

Was ist die Betriebskostenabrechnung?

Die Betriebskostenabrechnung ist ein jährlich erstelltes Dokument, das alle Kosten, die in der vergangenen Abrechnungsperiode (12 Monate) für das Gebäude angefallen sind, auflistet. Die Abrechnung bietet einen strukturierten Überblick. Wer noch genauer hinsehen möchte, kann zusätzlich in der Abrechnung enthaltene Rechnungen bei der zuständigen Hausverwaltung einsehen.

Die Betriebskostenabrechnung hat als Ergebnis ein Guthaben oder eine Nachzahlung. Denn zur Deckung der Betriebskosten hebt die Hausverwaltung monatlich eine Vorauszahlung ein. Stellt sich im Zuge der Jahresabrechnung heraus, dass die Vorauszahlungen der Periode zu gering waren, um alle Kosten zu decken, muss eine Nachzahlung erfolgen. Ist das Gegenteil der Fall, gibt es also ein Guthaben, so wird dieses rückerstattet.

Betriebskostenabrechnung: Fristen beachten

Das wichtigste Datum ist der 30.6. – denn bis dahin muss die Betriebskostenabrechnung des vorherigen Kalenderjahres spätestens erstellt worden sein. Eine Nachfrist bis zum Ende des dem Abrechnungszeitraum folgenden Kalenderjahres ist üblich.

Ausnahmen von dieser Frist gelten für Mietverträge, die nicht unter das MRG fallen. Bei Teil- oder Vollausnahmen vom MRG kann die Abrechnung bis zu drei Jahre nach Ende des Kalenderjahres vorgelegt werden.

Das Guthaben bzw. die Nachzahlung wird beim übernächsten Zinstermin berücksichtigt. Das heißt, wenn eine Betriebskostenabrechnung beispielsweise am 28.6. eingegangen ist und es zu einer Nachzahlung kommt, so muss diese nicht gleich mit der Juli-Miete überwiesen werden, sondern sie wird mit der August-Miete vorgeschrieben.

Ist ein Einspruch möglich?

Mieter haben die Möglichkeit, gegen eine Betriebskostenabrechnung binnen drei Jahren Einspruch zu erheben. Das passiert immer wieder, denn Servicestellen wie die Mietervereinigung und auch die Arbeiterkammer bieten die Prüfung der Abrechnung an. Wenn tatsächlich ein Fehler gefunden wird, ist zu empfehlen, einfach das Gespräch mit dem Vermieter und der Hausverwaltung zu suchen. Denn es kann sich schlichtweg um ein Missgeschick bei der Abrechnung handeln. Wurden zu hohe Kosten verrechnet, so müssen diese selbstverständlich rückerstattet werden.

Achtung: Bei Genossenschaftswohnungen ist ein Einspruch nur binnen sechs Monaten möglich, die Frist ist also wesentlich kürzer als bei anderen Mietwohnungen.

Sowohl Mieter als auch Vermieter können zusätzlich Einsicht in die Rechnungen nehmen, welche die Hausverwaltung bei der Erstellung der Abrechnung berücksichtigt hat. So wird noch besser nachvollziehbar, wofür die angeführten Beträge bezahlt wurden.

Wer erstellt die Betriebskostenabrechnung?

Üblicherweise erstellt die beauftragte Hausverwaltung die jährliche Betriebskostenabrechnung. Sie sendet die Abrechnung an den jeweiligen Wohnungseigentümer. Ist die Wohnung vermietet, so muss der Eigentümer prüfen, welche Positionen der Abrechnung nicht an den Mieter weiterverrechnet werden dürfen (z. B. Reparaturrücklage). Anschließend wird der Mieter über die Abrechnung und das Ergebnis informiert.

Wer ein ganzes Haus besitzt, kann entweder ebenfalls ein Verwaltungsunternehmen beauftragen oder ansonsten die Betriebskostenabrechnung selbst erstellen. Entscheidend ist, dass die Abrechnung schlussendlich fristgerecht und fehlerlos an die Mieter zugestellt werden muss.

Unterscheidung: Betriebskosten und Reparaturrücklage

Die Hausverwaltung sendet mit der Betriebskostenabrechnung meistens auch eine Abrechnung zur Reparaturrücklage. Die Zuweisung zur Reparaturrücklage wird, gemeinsam mit den anderen Betriebskosten, monatlich vom Vermieter eingehoben.

Allerdings dient die Rücklage dazu, das Gebäude zu erhalten und beispielsweise diverse Arbeiten an den Allgemeinflächen der Liegenschaft zu bezahlen. Diese Kosten dürfen daher nicht an den Mieter weiterverrechnet werden. Mieter zahlen daher weder die monatliche Zuweisung zur Rücklage, noch ist das jährliche Ergebnis aus der Rücklagenermittlung für sie relevant.

Sind nur noch wenig Rücklagen vorhanden, so kann die Hausverwaltung entscheiden, dass eine Sonderzuweisung zur Rücklage nötig ist. Darüber werden Eigentümer oftmals im Zuge der Jahresabrechnung informiert. Auch diese Zahlung muss der Eigentümer selbst leisten – eine Weiterverrechnung ist nicht möglich.

Betriebskostenabrechnung: Was darf verrechnet werden?

Welche Kostenpositionen an Mieter weiterverrechnet werden dürfen, hängt davon ab, ob die Wohnung frei vermietbar ist oder das Mietrechtgesetz eingehalten werden muss.

Betriebskosten bei Neubauwohnungen

Bei Neubauwohnungen, die nicht unter das MRG fallen, kommt das ABGB zur Anwendung. Demnach kann nahezu alles im Mietvertrag frei vereinbart werden, einzig die guten Sitten müssen gewahrt bleiben und Mieter dürfen nicht massiv benachteiligt werden. Wird nichts vereinbart, so müsste der Eigentümer die Betriebskosten tragen. Dementsprechend findet sich in praktisch jedem Mietvertrag einer Neubauwohnung eine konkrete Regelung dazu, welche Kosten an den Mieter weiterverrechnet werden.

Bei den allermeisten Neubau-Immobilien werden praktisch alle Betriebskosten an den Mieter verrechnet. Einzig die Zuweisung zur Rücklage wird normalerweise vom Vermieter getragen.

Betriebskostenabrechnung bei Altbauwohnungen

Wesentlich anders ist die Situation, wenn das MRG in Vollanwendung gilt, wie es bei den meisten Altbauwohnungen der Fall ist. Das MRG (siehe §21) listet ganz konkret jene Positionen auf, die an Mieter weiterverrechnet werden dürfen. Wird irgendein Betrag zusätzlich verrechnet, der nicht in der gesetzlich vorgegebenen Liste aufscheint, ist dies unzulässig. Betriebskostenabrechnungen für Altbauwohnungen führen daher immer wieder zu Streitigkeiten, beispielsweise, wenn eine Kostenposition nur geringfügig anders benannt oder etwas unspezifisch ist. Hausverwaltungen und Vermieter müssen daher sehr präzise vorgehen.

Folgende Positionen werden bei den Betriebskosten (Altbauwohnung, MRG Vollanwendung laut § 21 MRG) berücksichtigt:

• Müllabfuhr;
• Kanal;
• Wasser und Abwasser;
• Wasserdichtheitsprüfungen;
• Eich-, Ablese sowie Abrechnungskosten für die Verbrauchsabrechnung von Kaltwasser, wenn dies vereinbart wurde;
• Entrümpelungskosten (Sperrmüll im Müllraum, Innenhof etc.);
• Kosten der Schädlingsbekämpfung;
• Rauchfangkehrer;
• öffentliche Abgaben;
• Versicherungen, unabhängig von der Zustimmung der Mieter: Feuer, Leitungswasserschäden, Haftpflicht;
• Versicherungen, wenn mehr als 50 % der Mieter/Parteien zustimmen: Glasbruch und Sturmschäden;
• Verwaltungshonorar der Hausverwaltung;
• Reinigung des Gebäudes;
• Schneeräumung;
• Wartung von Allgemeinflächen, abhängig davon welche Vorhanden sind wie z. B. Lift, Grünanlage, Gemeinschaftsräume, Waschküche etc.;
• Stromkosten für die Beleuchtung von Allgemeinflächen inkl. Stiegenhaus.

Besonders heikel ist die Situation bei Wohnungen, die unter die Teilanwendung des Mietrechts fallen. Hierzu gibt es immer wieder Verfahren. Empfehlenswert ist, zur Sicherheit die Vorgaben des MRG einzuhalten und zusätzlich im Mietvertrag die geplante Vorgehensweise zu erwähnen.

Schlussendlich können sich Vermieter ansonsten meist nur minimale finanzielle Vorteile verschaffen, während das Risiko eines Rechtsstreits fortbesteht und daraus wesentlich höhere Kosten resultieren könnten. Vermieter ebensolcher Immobilien sollten die aktuelle Rechtsprechung im Auge behalten und sich speziell vor Abschluss eines neuen Mietvertrages darüber informieren, welche Abrechnungsmodalität nun zulässig ist.

Korrekte Betriebskostenabrechnung erstellen: So gelingt es

Als Immobilienbesitzer möchten Sie mit der Betriebskostenabrechnung schlichtweg keine Umstände haben. Deshalb ist empfehlenswert, in einem ersten Schritt die Abrechnung, welche von der Hausverwaltung bereitgestellt wird, selbst zu prüfen. Hinterfragen Sie unklare Positionen. Wenn die Hausverwaltung professionell ist, kann sie Ihnen die wichtigsten Eckpunkte der Abrechnung binnen weniger Minuten telefonisch erklären.

Positionen, die Sie nicht an den Mieter verrechnen, werden aus der Abrechnung entfernt. Die Aufstellung wird an den Mieter übermittelt. Bieten Sie am besten auch an, bei Unklarheiten erreichbar zu sein. Machen Sie darauf aufmerksam, dass das Guthaben bzw. die Nachzahlung bei der übernächsten Mietzahlung berücksichtigt werden. Nehmen Sie sich gegebenenfalls kurz Zeit, um die Abrechnung mit dem Mieter zu besprechen. Ein paar Minuten zu investieren ist jedenfalls besser als später eine gröbere Streitigkeit rund um die Abrechnung zu riskieren.

Machen Sie am besten auch darauf aufmerksam, dass die BK-Abrechnung seitens der Hausverwaltung erstellt wurde und dort auch die Rechnungen zur Einsicht aufliegen. Das weckt mieterseitig zusätzliches Vertrauen und unterstreicht, dass Sie nichts zu verbergen haben und einfach nur eine korrekte Verrechnung möchten.

Betriebskostenabrechnung und Einsparungspotenzial

Die Prüfung der bereitgestellten Betriebskostenabrechnung stellt immer auch die Gelegenheit für Immobilieneigentümer dar, die künftige Rendite der Immobilie zu verbessern, indem alles daran gesetzt wird, die Betriebskosten zu verringern. Nehmen Sie sich Zeit, um die Abrechnung zu prüfen und zu hinterfragen, welche Kosten eingespart oder verringert werden könnten.

Kontaktieren Sie aktiv die Hausverwaltung und erfragen Sie, wann zuletzt Vergleichsangebote für Versicherungen oder die Gebäudereinigung eingeholt wurden. Regen Sie an, durch aktive Vergleiche und Vertragswechsel Einsparungen vorzunehmen. Sprechen Sie dies am besten zusätzlich mit anderen Miteigentümern ab, denn wenn mehrere Miteigentümer den Wunsch äußern, dass die Hausverwaltung Bestandsverträge (Versicherungen, Winterdienst etc.) optimieren soll, steigert das die Chance, dass tatsächlich neue Vergleichsangebote eingeholt werden. Auch Nachverhandlungen mit bestehenden Vertragspartnern können zu Einsparungen führen.

Wenn die Betriebskosten geringer sind, kann die Wohnung künftig (bei Abschluss eines neuen Mietvertrages, nicht während eines bestehenden Mietverhältnisses) mit entsprechend höherer Nettomiete vermietet werden, ohne dass die monatliche Gesamtbelastung des künftigen Mieters höher ausfällt. Es verschiebt sich also die Aufteilung der Bruttogesamtmiete, bei der dann ein geringerer Anteil auf die Betriebskosten entfällt und mehr Nettomiete für Sie bleibt. Möglich ist das jedoch nur, wenn die Hausverwaltung motiviert ist und sich aktiv um Kostenreduktion bemüht.

Mieter und Vermieter haben Interesse an geringen Betriebskosten

Zum Thema der Streitigkeiten rund um Betriebskostenabrechnungen muss festgehalten werden, dass niemand besonders hohe laufende Kosten anstreben kann. Für Mieter sind möglichst niedrige Betriebskosten selbstverständlich erstrebenswert, denn schließlich tragen sie die meisten laufenden Kosten. Doch auch Vermieter haben Interesse daran, die Betriebskosten gering zu halten. Denn in einer Wohnung mit niedrigen laufenden Kosten kann die Nettomiete höher angesetzt werden. Es fließt also ein höherer Anteil der Brutto-Gesamtmiete an den Vermieter als bei einer Wohnung, bei der hohe Betriebskosten gegeben sind.

Gerade dieser Aspekt zeigt, wie wichtig geringe Betriebskosten für alle Beteiligten sind. Alle können ihren Teil dazu beitragen: Mieter, indem z. B. kein im Haus abgelegter Sperrmüll teuer entsorgt werden muss. Vermieter, indem Druck auf die Hausverwaltung gemacht wird, damit diese die Kosten optimiert. Und die Verwaltung selbst kann ihren Beitrag leisten, indem sie sich aktiv um geringe Kosten bemüht.