Wohnungsübergabeprotokoll: sinnvolles Dokument

Egal, ob eine Wohnung verkauft oder vermietet wird, es gibt immer einen bestimmten Stichtag, an dem die Immobilie übergeben wird. Damit der Zustand des Objektes an diesem Tag genau dokumentiert wird, erstellen die Beteiligten gemeinsam ein Übergabeprotokoll. Je genauer dieses Dokument ausgestellt wird, desto wahrscheinlicher schützt es vor späteren Streitigkeiten.

Mustervorlage folgt!

Wohnungsübergabeprotokoll: der schnelle Überblick

Das Wohnungsübergabeprotokoll ist ein Dokument, in dem der Zustand der Immobilie beschrieben wird, Mängel erfasst und die aktuellen Zählerstände aufgeschrieben werden. Sowohl bei der Anmietung als auch bei der Rückgabe wird ein solches Protokoll ausgefüllt. Die Diskrepanzen zeigen dann, inwiefern der Zustand der Wohnung schlechter aussieht als beim Einzug. Wichtig ist jedoch, dass eine „gewöhnliche Abnützung“ seitens der Vermieter hingenommen werden muss und nicht zu einer reduzierten Kautionsrückzahlung führen darf.

Bei Eigentumswohnungen ist das Übergabeprotokoll wichtig, da im Kaufvertrag ein bestimmter Zustand der Liegenschaft festgehalten wurden. Mit dem Protokoll wird definiert, wie nun der tatsächliche Zustand ist. Auch eventuell noch durchzuführende Arbeiten und Mängel werden am Protokoll festgehalten.

Gesetzlich vorgeschrieben ist ein Übergabeprotokoll für Wohnungen nicht – doch es bringt für die Beteiligten nur Vorteile, Klarheit sowie Sicherheit, und dementsprechend sollte immer ein genaues Protokoll angefertigt werden. Für die Erstellung eines detaillierten Protokolls einer 3-Zimmer-Wohnung sind zwischen 30 und 60 Minuten nötig.

Die Übergabe beim Vermieten: Wie sollte eine Mietwohnung zurückgegeben werden?

Bei der Rückgabe einer Mietwohnung ist zu beachten, ob das Mietrechtgesetz anwendbar ist oder nicht. Denn falls das der Fall ist, so darf der Vermieter nicht verlangen, dass die Wohnung frisch gestrichen wird. Bei Neubauwohnungen ist das anders, denn hier herrscht, unter Berücksichtigung des AGBG, Vertragsfreiheit und eine solche Vereinbarung wäre somit zulässig.

Üblich ist jedenfalls, dass die Wohnung so zurückgegeben wird, wie sie übernommen wurde. „Frei von Fahrnissen“ lautet eine weit verbreitete Formulierung, die bedeutet, dass alle Möbel entfernt werden müssen. Die Übergabe erfolgt meist besenrein, also grundsätzlich in sauberem Zustand, wobei nicht perfekt geputzt werden muss. Mieter sollten jedoch darauf achten, dass die Fugen im Bad in ordnungsgemäßem Zustand sind und dass die nötigen Wartungsarbeiten (Austausch des Luftfilters im Bad, Wartung der Therme, etc.) korrekt erledigt wurden. Andernfalls könnte es zu Forderungen seitens des Vermieters kommen.

Damit die Kaution in voller Höhe rückerstattet wird, darf „übliche Abnutzung“ vorliegen. Das bedeutet, ehemals frisch gestrichene Wände dürfen nach einigen Jahren bereits die ein oder andere unschönere Stelle haben. Ein massiver Wasserfleck am Parkettboden wäre hingegen keine übliche Abnutzung mehr. Hierzu einige Beispiele:

• Ein paar Löcher in den Wänden, da Bilder aufgehängt wurden –> gewöhnliche Abnutzung, keine Beseitigung durch den Mieter nötig.
• Eine Wand wurde in einem sanften hellgrau gestrichen –> keine Änderung seitens des Mieters nötig.
• Eine Wand wurde knallrot gestrichen –> Änderung durch den Mieter nötig.
• Der Luftfilter im Badezimmer schimmelt und ist verdreckt –> Ersatz durch den Mieter nötig.

Prinzipiell gilt: Die Rückgabe einer gut gepflegten, sauberen Wohnung verläuft normalerweise problemlos. Wartungen müssen erledigt sein und selbstverständlich müssen alle Schlüssel vorhanden sein.

Die Übergabe beim Verkauf: Wie wird eine Eigentumswohnung übergeben?

Bei einer Eigentumswohnung ist entscheidend, welcher Zustand im Kaufanbot und Kaufvertrag festgehalten wurde. Bei Erstbezugs-Wohnungen muss der Zustand entsprechend perfekt sein. Im Rahmen der Übergabe gebrauchte Eigentumsobjekte wird gerne „wie besichtigt“ vereinbart. Diese Klausel sollten Käufer jedoch ergänzen lassen. So kann etwa vereinbart werden, dass die Wohnung „wie besichtigt“ übergeben wird, aber jedenfalls alle Küchengeräte funktionieren und der Verkäufer noch einen gültigen E-Befund erstellen lässt. So sichern sich Käufer unkompliziert ab, ohne dass für den Verkäufer hohe Kosten entstehen würden.

Inhalte des Übergabeprotokolls

Das Protokoll sollte jedenfalls alle Zählerstände erfassen, also je nach Immobilie z. B. Gas, Wasser und Strom. Einige Aspekte sollten bei jeder Wohnungsübergabe geprüft werden. Dazu zählen insbesondere:

• Wie viele Schlüssel sind vorhanden? Denken Sie auch an Postkasten- und Haustorschlüssel.
• In welchem Zustand ist die Eingangstüre?
• In welchem Zustand sind Fenster und Innentüren?
• Sind feuchte Stellen oder gar Schimmel zu erkennen?
• In welchem Zustand ist der Fußboden?
• Müssen die Wände frisch gestrichen werden?
• Werden alle Heizkörper warm und wurden diese entlüftet?
• Ist der Wasserdruck in Ordnung und sind die Armaturen einwandfrei funktionsfähig?
• Wie ist der Zustand diverser Fugen in den Nassräumen?
• Muss die Elektrik erneuert werden, bevor die Wohnung wieder genutzt wird (gültiger E-Befund muss vorliegen)?
• Sind alle Steckdosen funktionstüchtig und stabil eingebaut?
• Sind noch Möbel vorhanden, die entfernt werden müssen?
• Sind die Sesselleisten vollständig vorhanden und gut angebracht?
• Wurde auch das Kellerabteil bereits ausgeräumt?
• Gibt es sonstige Arbeiten, die in der Wohnung zu erledigen sind, bevor sie neu vermietet, selbst genutzt oder verkauft werden kann?

Tipps für das Protokoll

Wenn Mängel vorhanden sind, notieren Sie diese inklusive einer genauen Beschreibung. Fertigen Sie außerdem Fotos und/oder Videos an. Erwähnen Sie im Protokoll, dass Bildmaterial angefertigt wurde, das beigelegt wird. Bei Mängeln sollte nach Möglichkeit gleich festgehalten werden, wer für die Behebung verantwortlich ist und bis wann diese erfolgen soll – insbesondere, wenn es sich um ein Übergabeprotokoll beim Einzug in eine neu gekaufte Wohnung handelt.

Das Übergabeprotokoll wird schlussendlich von beiden Parteien unterschrieben. Empfehlenswert ist, dass alle Beteiligten Fotos von der Wohnung und dem Protokoll anfertigen. Das unterschriebene Protokoll wird selbstverständlich auch mit einem Datum versehen und es sollte eingescannt per Mail ausgetauscht werden.

Achtung vor Generalklauseln

Immer wieder kommt es vor, dass am Protokoll sehr allgemeine Klauseln vorgedruckt werden, in denen dann bereits festgehalten ist, dass z. B. alle Ansprüche somit erledigt sind.

Unterschreiben Sie niemals solche oder ähnlich allgemeine Klauseln.

Dadurch können auch weiterführende Ansprüche verloren gehen, etwa, wenn ein Vermieter zu viel Miete verlangt hat. Generalklauseln sind aus Sicht aller Parteien, egal ob Mieter, Vermieter, Käufer oder Verkäufer, unseriös und zu vermeiden.

Wer erstellt das Protokoll?

Bei Eigentumswohnungen wird das Protokoll zwischen Käufer und Verkäufer erstellt. Private Verkäufer sollten vorab eine genaue Checkliste vorbereiten, damit bei dem Termin nichts vergessen wird und die Übergabe zügig abgearbeitet werden kann. Bauträger übergeben Wohnungen meist mit vorgefertigten Protokollen, die nur noch ausgefüllt werden müssen.

Bei Mietwohnungen wird die Übergabe entweder vom Vermieter selbst übernommen oder die Hausverwaltung entsendet einen Mitarbeiter, um den Zustand der Wohnung zu dokumentieren. Auch hier ist es üblich, dass die Vorlage für das Protokoll vom Vermieter bereitgestellt wird.

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